Passo a passo para contratar atrações para eventos corporativos
A contratação de uma atração artística envolve decisões que vão além da escolha do artista. Para que a apresentação esteja alinhada ao evento, é necessário considerar o objetivo da ação, o perfil do público, o espaço disponível e a estrutura técnica do local.
Um processo bem organizado ajuda a definir a proposta com mais clareza, reduzir imprevistos e selecionar atrações adequadas para cada momento da programação.
A seguir, veja como funciona o processo de contratação de atrações para eventos corporativos.
1. Compartilhe as principais informações do evento
O primeiro contato deve reunir os dados essenciais para a elaboração da proposta.
Entre as informações mais importantes estão:
- Data e horário
- Cidade e local do evento
- Tipo de evento
- Quantidade estimada de convidados
- Perfil do público
- Momento da programação em que a atração será apresentada
- Espaço disponível
- Objetivo da apresentação
Esses dados ajudam a compreender as necessidades do projeto e permitem indicar opções compatíveis com o formato do evento.
2. Explique o objetivo da atração
A mesma apresentação pode assumir funções diferentes dentro da programação.
Ela pode ser utilizada para receber os convidados, abrir uma convenção, criar uma intervenção entre palestras, valorizar uma premiação, apresentar uma campanha, lançar um produto ou marcar o encerramento.
Quanto mais claro estiver o objetivo, mais adequada será a escolha da atração.
Também é importante informar se existe um tema, conceito, slogan ou mensagem que deverá fazer parte da apresentação.
3. Avalie as características do espaço
Antes de definir a atração, é necessário verificar se o local oferece as condições adequadas para a performance.
Alguns pontos que devem ser analisados são:
- Dimensões do palco ou da área de apresentação
- Altura do pé-direito
- Distância entre os artistas e o público
- Iluminação do ambiente
- Possibilidade de blackout
- Estrutura de som
- Acesso para entrada e saída dos artistas
- Camarim ou espaço reservado para preparação
- Realização em ambiente interno ou externo
Algumas apresentações precisam de palco amplo, altura mínima ou ambiente escuro. Outras podem acontecer em circulação, próximas aos convidados ou em diferentes áreas do evento.
4. Receba as sugestões de atrações
Após a análise do briefing, são indicadas as apresentações que fazem mais sentido para o projeto.
A proposta pode incluir fotos, vídeos, descrição das performances, duração, quantidade de artistas, necessidades técnicas e possibilidades de personalização.
Nesta etapa, o cliente consegue comparar as opções e avaliar qual linguagem artística está mais alinhada ao público, ao espaço e à mensagem do evento.
A escolha não precisa ser baseada apenas na atração mais conhecida. O ideal é considerar o efeito que a apresentação deverá criar dentro da programação.
5. Defina a personalização da apresentação
Em eventos corporativos, a personalização pode aproximar a atração da identidade da empresa.
Dependendo da proposta, é possível incorporar:
- Logotipos
- Palavras e mensagens
- Cores da marca
- Tema do evento
- Trilha sonora
- Figurinos personalizados
- Maquiagem artística
- Elementos cenográficos
- Integração com vídeos e conteúdos do telão
Essas decisões devem ser tomadas com antecedência para que a equipe artística possa desenvolver e testar os elementos necessários.
A personalização deve contribuir para a comunicação do evento sem comprometer a qualidade ou a fluidez da performance.
6. Aprove a proposta e reserve os artistas
Depois da escolha da atração e da definição dos detalhes, é enviada a proposta final com valores, condições de pagamento, descrição do serviço e informações técnicas.
A reserva dos artistas é confirmada após a aprovação do orçamento e a formalização da contratação.
O contrato deve registrar os principais pontos combinados, como data, local, horários, duração da apresentação, quantidade de artistas, responsabilidades técnicas e condições de cancelamento.
Essa etapa é importante porque garante que as informações estejam claras para o cliente, para a produtora e para os profissionais envolvidos.
7. Alinhe os detalhes com a produção técnica
Com a contratação confirmada, começa o alinhamento entre a equipe artística e os responsáveis pela produção do evento.
Normalmente são tratados pontos como:
- Horário de chegada dos artistas
- Passagem de som
- Testes de iluminação
- Acesso ao palco
- Montagem de equipamentos
- Operação de áudio
- Conteúdo do telão
- Entrada e saída de cena
- Local para figurino e maquiagem
- Contato do responsável no dia
Quando a atração utiliza música, luzes, imagens personalizadas ou equipamentos específicos, esse alinhamento deve acontecer antes do evento.
O objetivo é integrar a apresentação à programação sem comprometer os horários ou as demais atividades.
8. Realize os ensaios e testes necessários
Algumas atrações exigem apenas uma conferência técnica no local. Outras precisam de ensaio, marcação de palco ou sincronização com vídeos, trilhas e iluminação.
Em apresentações personalizadas, os testes ajudam a confirmar se logotipos, palavras, efeitos visuais e transições estão funcionando corretamente.
Também é importante verificar a visibilidade da atração para diferentes pontos da plateia, especialmente em eventos com palco grande, público numeroso ou arquibancadas.
9. Prepare a chegada e a atuação dos artistas
No dia do evento, os artistas devem chegar com antecedência suficiente para realizar a preparação de figurino, maquiagem, equipamentos e reconhecimento do espaço.
O tempo necessário varia de acordo com a complexidade da atração.
Apresentações com estruturas aéreas, recursos tecnológicos, cenografia ou personalização podem exigir um período maior de montagem e testes.
A equipe de produção deve acompanhar essa etapa e manter contato com os responsáveis pelo evento para solucionar qualquer ajuste necessário.
10. Integre a apresentação à programação
A atração precisa estar conectada ao ritmo do evento.
Por isso, é importante confirmar o momento exato da entrada, a duração disponível, a fala do apresentador, a música de início e o que acontecerá logo após a performance.
Uma abertura pode conduzir diretamente para a primeira fala da convenção. Uma intervenção pode preparar o público para a próxima palestra. Um espetáculo de encerramento pode terminar com a entrada da banda ou a abertura da pista.
Essa integração ajuda a evitar pausas longas e torna a experiência mais organizada para os convidados.
O que torna a contratação mais segura?
A segurança da contratação está relacionada à clareza das informações e ao acompanhamento de todas as etapas.
Antes de fechar, verifique se a proposta apresenta:
- Descrição completa da atração
- Quantidade de artistas
- Duração
- Necessidades técnicas
- Valores e condições de pagamento
- Responsabilidades de cada parte
- Contrato
- Emissão de nota fiscal
- Contato da produção
- Possibilidades de personalização
Também vale analisar fotos, vídeos e trabalhos anteriores para compreender como a apresentação funciona em eventos reais.
A contratação começa com um bom briefing
Quanto mais completas forem as informações compartilhadas no início, mais precisa será a proposta.
O briefing permite avaliar o evento como um todo e evita que a escolha da atração seja feita apenas pela aparência da apresentação.
Objetivo, público, espaço, mensagem, estrutura e momento da programação precisam ser considerados em conjunto.
Com essas definições, torna-se possível contratar uma atração alinhada ao projeto e organizar sua participação com mais segurança.
Precisa avaliar opções para o seu evento?
Compartilhe as informações do projeto para receber sugestões de atrações compatíveis com o público, o espaço e o objetivo da apresentação.
Contate-nos humorecirco@gmail.com
SP (11) 97319 0871
RJ (21) 99709 6864
BA (73) 99161 9861
Carolina Garraffo: Humor e Circo Produtora
Todos nossos números são whatsapp.
Trabalhamos para todo o Brasil, contamos com staff de artistas em cada uma das principais cidades.
Comentários
Postar um comentário